Incrementa tu productividad y destaca profesionalmente

Hoy día, las empresas se han dado cuenta de lo importante que son las habilidades personales para que sus empleados cumplan eficientemente con los compromisos y se involucren con la identidad corporativa. Cuando nos referimos a las soft skills, estamos poniendo el foco en aquellas habilidades inherentes a la persona, esto es, que no están directamente relacionadas con sus conocimientos técnicos.

Qué buscan las empresas

Hablamos de honestidad, creatividad, consistencia, iniciativa, gestión del tiempo, capacidades comunicativas, etc. Entre ellas, la habilidad para gestionar y organizarse en las tareas se convierte en una de las más demandadas en el ámbito de los reclutadores de talento profesional.

Para empezar, deberíamos ser conscientes de cómo el avance tecnológico ayuda a las empresas cuando buscan personal. Concretamente, los software de reclutamiento se han convertido en herramientas imprescindibles en los procesos de captación y primeras cribas profesionales. Así, tras la selección inicial automática, que señala a los aspirantes que mejor encajan en los requisitos adheridos al puesto, las pruebas de selección se centran en las capacidades psicométricas para filtrar los candidatos más acordes a la necesidad puntual de la empresa.

Posteriormente, se pasa a las pruebas de evaluación del desempeño, que permitirán analizar ciertas habilidades laborales que, como comentábamos al principio, pretenden evaluar —con la mayor precisión posible— el modo en que los candidatos se resolverán ante la suerte de situaciones que tendrán que afrontar en el puesto de trabajo. Estos requisitos podrán variar en función de los condicionantes laborales y la categoría del cargo, pero lo cierto es que son numerosas las soft skills solicitadas en la mayoría de los casos.

Una de dichas competencias está directamente relacionada con la organización de tareas y la capacidad de auto-gestión para cumplir los objetivos de forma óptima y eficaz. En lo que se refiere a este asunto, hay muchísima información en la web, tanta que podría desbordarnos. No obstante, es intención de este artículo proporcionar las pistas clave para entender el concepto y reconducir la búsqueda con ciertas directrices.

El gurú de la productividad

Si hubiera que resaltar algún nombre en el campo del desarrollo de la productividad, éste sería David Allen, uno de os mejores instructores en la materia. El creador del método «Getting Things Done  (GTD)» fundamenta sus formaciones desde una verdad sencilla e imbatible: "Cuanta más información tengas en tu mente, más difícil te será decidir qué necesita tu atención".

La información acumulada genera un incremento acumulativo de los niveles de estrés, que se traduce en agobios e incertidumbres. Nuestro cerebro, en esta situación, no logra procesar los datos y termina por colapsar en un tremendo desorden mental. Es necesario re-configurar su flujo de trabajo para lograr que se concentre en los puntos correctos en el momento correcto.

«Algunos comportamientos muy específicos pero aparentemente mundanos, cuando se aplican, producen la capacidad para existir en una especie de espontaneidad sofisticada, que, en mi experiencia, es el elemento clave para llevar una vida exitosa». —David Allen

El proceso para convertirse en experto de la propia productividad, es decir, optimizar la organización y gestión de tareas, implica la aplicación de cinco pautas encargadas de sistematizar el desorden mental, de modo que se despeje la mente y pueda enfocarse en la consecución de las metas propuestas.

En qué consiste el método GTD

En primer lugar, habrá que recopilar todo aquello que esté ocupando la atención: tareas y proyectos, asuntos de otra índole que andan pendientes y cualquier otra cuestión que interfiera en los pensamientos. Para ello, podrá utilizarse cualquier tipo de apoyo, post-its y cuadernos, agendas, programas específicos de gestión, todo sirve. ¿El objetivo? Liberar la mente de asuntos sin resolver y plasmarlos en un dispositivo, de modo que nos permita establecer prioridades.

Aquí entra en juego el segundo paso, procesar cada asunto detectado, definiendo su naturaleza, su posibilidad de ejecución, su grado de prioridad, etc. Es importante centrarse en cada tarea, sólo una a la vez, y no atacar otra hasta resolver la anterior. En esta fase, determinaremos cuál es una acción prioritaria y cuál no lo es.

Ante una respuesta negativa, tenemos 3 vías de reacción: descartar, si no dispone de acción futura; posponer, si es posible llevarla a cabo otro día; o archivarla en una carpeta asignada a «futuras referencias». En la opción positiva, habremos de determinar si se compone de una o más acciones, el tiempo aproximado que llevaría ejecutarlas y si esto último depende de uno.

La tercera pauta consiste en clasificar y organizar las tareas. Seguiremos el siguiente esquema de distribución:

• No nos corresponde ejecutar la tarea: hay que delegar la responsabilidad a quien corresponda.
• Se puede hacer en menos de dos minutos: hacerla.
•  Lleva más tiempo: distribuir las acciones en carpetas. 
  
• «Proyectos no urgentes», pero que merecen que los guardemos de cara a situaciones futuras. 
  
• «Referencias futuras», si el asunto puede sernos de utilidad más adelante, pero no necesita una acción inmediata. 
  
• «En espera», con las tareas en curso que estén pendientes de una acción de otra persona (respuesta, entrega, etc.). En esta situación, se recomienda programar un recordatorio.
  
• «Calendario de acciones» con fecha y hora previstas: reuniones, llamadas, proyectos con fecha límite.
•  «Listado de cosas por hacer», ordenado por prioridad y tiempo previsible de ejecución, indicando también cuál es su finalidad.
  
•  Se compone de varias acciones. Entonces es un proyecto a ubicar en la carpeta de «pendientes», ésta irá acompañada de una planificación concreta para cada tarea.

• No es una acción prioritaria ni útil. A descartar.

Revisar y actuar, pasos imprescindibles del GTD

El proceso de revisión es uno de los más importantes del método. Tras recopilar, clarificar y organizar, esta cuarta pauta nos permitirá confirmar que cada cosa está en su sitio y servirá para actualizar y re-organizar nuestra lista de tareas con frecuencia. Revisar el espacio organizativo requiere de la re-evaluación de las acciones, revistando su prioridad, para establecer, en su caso, nuevos plazos, y controlando las urgencias.

¡Es hora de actuar! Con el planning actualizado, iniciaremos la jornada detectando las citas del día para cumplirlas según su grado de urgencia. Comenzaremos por las cosas más importantes (teniendo en cuenta aquellas que están agendadas a una hora determinada) y cumplimentaremos su ejecución, ya que la visión permanece clara: qué y cuándo hacer.

El éxito de este método depende, en gran medida, de la capacidad para respetar la priorización y planificación de las tareas. El uso de herramientas integrales nos ayudará, especialmente, a coordinar los compromisos profesionales con los proyectos de la vida personal.

La clave —según David Allen— para un sistema de productividad duradero radica en mantener su simpleza y utilización frecuente. De hecho, si nos acostumbramos a aplicarlo, se convertirá en una de las fortalezas de nuestro perfil y sumará puntos a la hora de competir por el puesto laboral que deseamos.

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